Programa en Radio América 22/7/2019 – Cómo administrar la facturación de una empresa para cumplir con la normativa del SRI y evitar multas

 

Por Diego Bastidas

Desde el lado de la persona con relación de dependencia o trabajador en alguna empresa o industria. ¿Siempre que haga alguna compra debe pedir factura? Por supuesto, la factura proporciona la propiedad en la transferencia de un bien (empresas), en el caso de personas en relación de dependencia ayudará para disminuir la base imponible de impuesto a la renta (en 2019 la base es 11 300 dólares al año). Sus facturas respaldan los gastos de vivienda, educación que incluye (arte y cultura), salud, alimentación y vestimenta.

¿Por qué? El solicitar las facturas sustenta la transferencia del bien o la prestación del servicio. Proporcionan Crédito tributario en IVA. Dan fe del Origen lícito de bienes. Sustentan Costos y gastos para las deducciones de Impuesto a la Renta.

En la compra de una casa tenemos una escritura, al comprar un carro se hace el traspaso de dominio. Ambos casos son como pedir factura.

Qué se debe revisar en dicha factura para que sea legal y actual. En el reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios la administración tributaria define cuales son los principales requisitos de llenado de cada tipo de comprobante, en el caso de facturas los requisitos principales son:

Razón social,

Numero de RUC, o Cedula de Ciudadanía

Fecha de emisión

Descripción del bien o servicio

Precio unitario y precio total

Forma de pago

Firma del adquirente y emisor en caso de factura pre impresas o auto impresor (sistemas informáticos de cada empresa)

Forma de Pago

Desglose de las bases imponibles (0%; 12%)

IVA que se aplica (0%;12%)

Descuentos, propinas

Total de factura

No deben tener borrones, repasados, cambio de esferos, etc.

Con la facturación electrónica se vuelve todo más fácil. Ahora se saca la firma electrónica que tiene un costo mínimo. Si no es virtual, debe ir a la imprenta con 2 semanas antes de que se le acaben las facturas.

¿Cómo debe administrar la facturación el dueño de un negocio, con base a lo que pide el SRI?  Lo que requiere para administrar la facturación es lo siguiente:

  1. En el caso de facturas pre-impresas deben recordar que sus facturas tienen un año de vigencia, y deberán siempre cumplir con las declaraciones de impuestos atribuible a su actividad económica registrada en el RUC.
  2. Cumplir con lo establecido en la norma sobre los requisitos de emisión.
  3. Llevar un archivo en orden cronológico y secuencial de los documentos por un período de 7 años, tiempo en el cual se dispone la obligación tributaria.
  4. Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto, cuando se cometan errores al llenar un comprobante autorizado, deberá anularse consignando la leyenda “ANULADO” y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica, durante un período de 7 años.

¿Cuál es la factura con más errores que has recibido? Era un proveedor que nos entregó una factura en la que la razón social y el RUC estaban equivocados, no tenía fecha de emisión, tenía tachones… todo estaba mal.

La factura electrónica te llega en menos de 24 horas y te sirve para el deducible. Te pueden hasta devolver algo tu base imponible, con un crédito tributario. OJO: hay que guardar las facturas por 7 años, en forma cronológica y si se anuló también hay que guardar.

Pasos a seguir para una administración ejecutiva y correcta de las facturas

-Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de impuestos, o clientes, a pesar de que el adquirente no solicite o exprese que no los requiere. A veces te dicen no me dé factura. Hay que dar. Te dicen normalmente: consumidor final… porque la empresa prefiere no llenar los datos.

Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad deben emitir comprobantes de venta autorizados en transacciones superiores a $ 4. (por ejemplo, una señora caramelera, o de tienda, papelería…

Los contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado (RISE) están obligados en transacciones superiores a $12. Ellos emiten una nota de venta que sustenta la compra. Con esto van a pagar menos impuestos. El RUC es para todos, el RISE te ubica en el segmento microempresarial cuyos ingresos al año son menores a 60 mil dólares y menos de 10 empleados. Actividades como agricultura, pesca, transporte.

A petición del comprador están obligados a emitir una factura sin importar el monto por las transacciones, en las que solo se emitió un comprobante que respalda la transacción. Por ejemplo, en el peaje, que el monto es de 44cvs. Es importante emitir facturas porque te da un historial de crédito, así sea un negocio pequeño o una “chaucha” o trabajo alternativo.

¿Qué sucede si se incumple con alguno de estos pasos?

La falta de entrega de comprobantes de venta autorizados se sanciona con la clausura del establecimiento. Esto ocasionaría que pierda dinero, ingresos. Por curiosidad fui a ver un local que decía clausurado, me acerqué a ver y la razón era por no emitir facturas. Eso le hace perder clientes, ingresos y también prestigio.

La omisión de las declaraciones o declaraciones erróneas, podría causar que el Sri autorice la emisión de facturas por un periodo de tres meses, y en caso de reincidencia   la administración podrá suspender la emisión hasta que el contribuyente se ponga al día con sus obligaciones tributarias.

Los funcionarios del SRI pueden ir como cliente fantasma para verificar si se entrega factura en tal o cual local.

¿Las multas pueden llegar a quebrar una empresa?  El no cumplir con las obligaciones ante la administración tributaria causaría graves pérdidas al negocio y sin duda alguna esto podría causar el cierre de la empresa.

Todos debemos pagar impuestos. Y las autoridades dar buen uso de estos fondos.

¿El no tener facturas por motivo de retraso en la solicitud de las mismas también es un riesgo de pérdida de negocios? Causará la perdida de ventas ocasionando un desfinanciamiento, con impacto en el cumplimiento con sus acreedores, o quitando liquidez para la compra de nueva mercadería.

Qué es la retención: es el monto que voy a pagar el próximo año sobre lo ganado en el año o utilidad líquida. Son como abonos pequeñitos, mes a mes. Se puede llegar hasta a tener un crédito tributario que se puede pedir como devolución o bien se puede abonar al pago del SRI.

¿Hay algún curso en el internet para conocer más sobre este tema? ¿Y un curso presencial? Sobre estos temas la administración tributaria pone a disposición en su pagana web información referente a cada uno de los tributos administrados por el Sri y sobre las obligaciones que tienen los contribuyentes inscritos en el RUC. En la sección Portal / Guía Básica Tributaria / Facturación Física / Facturación Electrónica.

También hay como acercarse a las oficinas del SRI y pedir asesoría.

No es complicado, son sumas y restas.

En resumen: siempre hay que solicitar factura; y pensar que es nuestra obligación pagar impuestos.